Na čo prihliadať pri výbere ERP systému?

15.07.2022

Asi najdôležitejšie je vybrať si ERP systém, ktorý "je vhodný" pre Vaše odvetvie podnikania s prihliadnutím na veľkosť Vašej firmy. Asi najjednoduchším a časovo najúspornejším riešením je opýtať sa ostatných firiem z rovnakého odvetvia aké systém používajú oni a ako sú s ním spokojný. Časovo náročnejším spôsob je "Googliť" cez WEB stránky a vyhľadávať systémy ktoré sú dostupné na trhu.
Na čo netreba zabúdať je tiež vyber partnera, ktorý Vám pomôže a prevedie Vás postupnou implementáciou podnikového systému. Tu dvojnásobne platí staré známe porekadlo, že nieje všetko zlato čo sa blyští. 

Do procesu výberu vhodného systému je dobré vtiahnuť aj jeho budúcich používateľov a stanoviť si:

-  požiadavieky čo systém musí vedieť spracovať / evidovať

- okruh možných dodávateľov s ktorými budete viesť obchodné rokovania a výber toho "NAJ"

Aké sú potreby firmy?

Každá firma je iná a má iné potreby a požiadavky na systém. Záleží od veľkosti, obratu, polohy ...a tak. Tento faktor je dovolím si povedať najdôležitejší pri výbere budúceho riešenia pre firmu. Veľké robustné riešenie určite nebude vyhovovať malej začínajúcej spoločnosti aj keď bude z rovnakého odvetvia priemyslu. Naopak malé firmy sa uchyľujú k "nesystémovému" riešenie známemu pod názvom EXCEL, ktoré síce vyzerá ako dobrý a lacný začiatok, ale určite nepomáha rozvoju firmu. Je to skôr brzda rastu firmy. Čím je firma väčšia je treba viacej excelov. Zrazu jedného dňa už nerobíte obchody, ale počítate a sledujete PHM, hľadáte v excely prečo nemáte dostatok materiálu na sklade a hľadáte kto a čo nezapísal.

Pozor si dajte aj na skúsenosti vybraného dodávateľa s vývojom riešenia pre podniky vašej veľkosti, prípadne sa uistite, či ponúka viac systémov pre rôzne veľkosti firiem. Stačí si len rozumne vybrať...

Akú funkcionalitu systému firma potrebuje?

Moderné informačné systémy zvyčajne ponúkajú veľký výber modulov zabezpečujúcich rôzne funkcie a nástroje vrátane špecializovaných riešení pre konkrétne odvetvia. Tu myslite na potrebu nájsť rovnováhu medzi potrebami svojej firmy, dĺžkou aj nákladmi na implementáciu a cenou systému. Každý modul, nástroj či úprava na zákazku totiž navyšujú nielen finančnú náročnosť, požiadavky na obsluhu, ale tiež predĺžia implementačný proces.

Z tohto pohľadu je dobré si vybrať systém, ktorý má možnosti ďalšieho rozvoja a vybrať si moduly / funkcionality, ktoré sú na začiatok MUST a ktoré sú NICE TO HAVE.  

Zvyčajne do kategórie MUST partia: Obchod, Fakturácia, Sklady, Nákup, Kontroling (sledovanie výnosov a nákladov) poprípade podľa charakteru firmy aj výroba alebo integrovaný E-Shop. Do tejto kategórie taktiež patrí aj účtovníctvo, avšak malé začínajúce firmy resp. už zabehnuté firmy zväčša majú externé účtovné firmy (účtovnícky), takže táto funkcie v mnohých prípadoch nie je vyžadovaná v rámci ERP systému.

Medzi funkcionalitu NICE TO HAVE by sme zaradili: Projekty a projektové riadenie, CRM, HelpDesk, Evidencia zamestnancov, Údržba, ... 

Vo všeobecnosti platí pravidlo, čím menej toho potrebujem na začiatok, tým skôr začnem používať systém.

Aké sú z hore uvedeného závery?

1. Na začiatok je potrebné si odpoveď na otázku či potrebujem robustné drahé riešenie,  alebo krabicové riešenie, ktoré je však ťažké a drahé ďalej rozvíjať, alebo riešenie flexibilné riešenie, ktoré bude rásť spolu s firmou (mnohokrát postačujúca aj komunitnej verzií bez licenčných poplatkov)

2. Definovať funkcionality, ktorú potrebujem pokryť. Z hľadiska optimalizácie zdrojov a budúcich nákladov je vhodné rozmýšľať nad systémom, ktorý má potenciál na rozvoj v oblasti špecifických požiadaviek a procesov, ktoré je potencionálne treba do-programovať. Vždy je výhodné všetky procesy udržiavať v jednom systéme a nepoužívať EXCEL.     

3. Zodpovedne si vybrať implementačného partnera, zdroje a spôsob implementácie (inštalácia do cloudu, on-premise, ...)